Tietosuoja

Kehitysvammahuollon asiakasrekisteri

​​​​​Asiakastietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kehitysvammahuollon tulosalue täydentää ja tukee kuntien palveluja tuottamalla erityisosaamista vaativat kehitysvammahuollon palvelut eri-ikäisille henkilöille. Asiakkaiden palveluiden järjestämiseen liittyvät tiedot tallennetaan asiakasrekisteriin, jonka rekisterinpitäjä on PPSHP.  

Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus on kehitysvammaisten erityishuollosta annetun lain perusteella myönnettävien palveluiden suunnittelu, toteutus, seuranta ja valvonta. Lisäksi hoitosi kannalta välttämättömät potilastiedot, jotka ovat tarpeen tutkimuksesi ja hoitosi suunnitteluun, järjestämiseen, toteuttamiseen ja seurantaan, muodostavat asiakasrekisterin osarekisterin. Asiakasrekisterin osarekisterissä olevia potilastietojasi käsitellään PPSHP:n potilasrekisterin käsittelyperiaatteiden mukaisesti.  

Asiakasrekisteriä käytetään lisäksi rekisterinpitäjän oman toiminnan tilastointiin, suunnitteluun ja kehittämiseen, asiakkaan laskutukseen ja laskujen perintään, ammattihenkilöiden valvontaan, korvausvaatimusten selvittämiseen, tieteelliseen tutkimukseen ja opetukseen sekä muiden oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen edellyttämiin tehtäviin.  

Henkilötietojesi käsittely perustuu lakisääteiseen velvollisuuteen ylläpitää asiakasrekisteriä sekä oikeuteen käsitellä henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. 

Alta löydät linkit laajempaan asiakasrekisteriselosteeseen ja henkilötietopyyntölomakkeisiin.

siirry tietosuoja- ja rekisteriselostelistaukseen

Siirry lomakkeisiin

Asiakasrekisterin tietosisältö 

Asiakasrekisteriin tallennetaan palvelun järjestämiseksi tarvittavat tiedot sinusta:

  • nimesi, henkilötunnuksesi, yhteystietosi, antamasi suostumukset;
  • huoltajasi tai edunvalvojasi
  • palvelun laskutukseen liittyvät tiedot

Lisäksi rekisteriin tallennetaan sinulle tarjottavien palveluiden suunnittelussa, toteutuksessa, seurannassa ja valvonnassa muodostuvat tiedot sekä hoitosi kannalta välttämättömät tiedot, jotka ovat tarpeen tutkimuksesi ja hoitosi suunnitteluun, järjestämiseen, toteuttamiseen ja seurantaan.

Asiakasrekisterin tietolähteet  

Rekisteriin tallennettavat tietosi saadaan:

  • sinulta itseltäsi
  • huoltajaltasi tai edunvalvojaltasi
  • Väestörekisterikeskuksesta
  • PPSHP:n oman toiminnan kautta palvelujen järjestämisen, hoidon ja tutkimuksen yhteydessä
  • suostumuksellasi tai laillisen edustajasi suostumuksella muilta sosiaali- tai terveydenhuollon toimintayksiköiltä
  • sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20§:ssä määritellyiltä viranomaisilta ja muilta julkisoikeudellisilta yksiköiltä, laitoksilta ja yhteisöiltä sekä yksityisiltä ammattihenkilöiltä

Asiakasrekisterin tietojen käyttö ja suojaaminen  

Henkilötietojesi käsittely perustuu sinun ja henkilökunnan väliseen asiakassuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen. Asiakastietojasi saa käsitellä vain siinä laajuudessa, kuin työntekijän työtehtävät ja vastuut sitä edellyttävät. Muut kuin asiakassuhteen tai muun asiallisen perusteen vuoksi tietoja käsittelevät henkilöt ovat sivullisia tietoihisi nähden eikä heillä ole oikeutta ilman suostumustasi tai laillisen edustajasi suostumusta saada tietoja käyttöönsä.

Asiakastietojasi käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapito- vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös henkilön palvelussuhteen päätyttyä. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus koskee kaikkia PPSHP:ssä ja PPSHP:n lukuun toimivia ja se kattaa kaiken asiakasta koskevan tiedon, riippumatta sen muodosta ja tallennustavasta.

Kaikkea asiakastietojen käyttöä valvotaan. Yksiköiden esimiehet määrittävät työntekijöidensä oikeudet asiakasrekisteriin. Sähköisten rekistereiden käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Sähköisesti ylläpidettäviin asiakastietoihin ei ole ulkoista verkkoyhteyttä ja ne on suojattu ulkopuoliselta käytöltä, paperiset asiakasasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.

Asiakastietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät ja luovuttaminen  

Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä. Tietojasi voidaan luovuttaa ainoastaan sinun tai laillisen edustajasi suostumuksella tai jos laissa muuten luovutuksesta säädetään.

Tietojasi voidaan luovuttaa muun muassa seuraaville vastaanottajille:

  • sinulle itsellesi tai lailliselle edustajallesi
  • vakuutusyhtiöille ja vakuutuslaitoksille
  • valvontaviranomaisille
  • esimerkiksi aluehallintovirasto, tietosuojavaltuutetun toimisto, Valvira
  • kuntien sosiaaliviranomaisille
  • oikeusviranomaisille
  • poliisille
  • valtakunnallisiin sosiaali- ja terveydenhuollon henkilörekistereihin

Tietojasi voidaan luovuttaa tieteellistä tutkimusta varten voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Lisäksi suostumuksellasi tai elintärkeän etusi suojaamiseksi tietojasi voidaan luovuttaa tai siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle, ja PPSHP:n ja henkilötietojen käsittelijän (esimerkiksi ostopalvelutilanteet) välisen sopimuksen perusteella tietojasi voidaan siirtää henkilötietojen käsittelijälle.

Asiakasrekisterin säilyttäminen  

Asiakastietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön perusteella.

Kaikki valtakunnalliseen asiakastietovarantoon siirretyt tai taannehtivasti sinne siirrettävät tiedot tositteita lukuun ottamatta säilytetään pysyvästi. Tiedoista, joita ei siirretä valtakunnalliseen asiakastietovarantoon, säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden asiakasasiakirjat pysyvästi. Muuten asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta.

Oikeutesi asiakkaana