Tietosuoja

Henkilöstörekisteri

​​Henkilöstöä koskevien henkilötietojen käsittely ja työntekijän oikeudet 

Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin (PPSHP) ja sinun välistä palvelussuhdetta koskevat tiedot tallennetaan loogiseen henkilöstörekisteriin, jonka rekisterinpitäjä on PPSHP. Henkilöstörekisteri koostuu useista osarekistereistä. Henkilöstörekisterin rekisteröityjä ovat henkilöt, joilla on PPSHP:n kanssa voimassa oleva tai päättynyt palvelussuhde, palkallinen harjoittelujakso, siviilipalvelusjakso tai luottamustoimi. Lisäksi käsittelemme henkilötietojasi rekrytoinnin yhteydessä.  

Seuraavassa kuvataan, miten PPSHP käsittelee henkilöstön henkilötietoja, mitkä ovat tietojen käsittelyyn liittyvät oikeutesi ja miten voit niitä toteuttaa. Alta löydät myös linkit laajempaan henkilöstörekisteriselosteeseen ja rekisteröidyn oikeuksiin liittyviin lomakkeisiin, kuten henkilötietojen tarkastuspyyntölomakkeeseen.

siirry tietosuoja- ja rekisteriselostelistaukseen

Siirry lomakkeisiin

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste  

Henkilötietojesi käsittely perustuu sinun ja PPSHP:n välisen, palvelussuhdetta tai vastaavaa koskevan sopimuksen täytäntöönpanoon ja ylläpitoon sekä PPSHP:n lainsäädännöllisten oikeuksien ja velvoitteiden täyttämiseen työnantajana.

Henkilöstörekisterin tietoja käytetään esimerkiksi:

  • henkilöstön palkka- ja palvelussuhdeasioiden hoitoon
  • rekrytoinnin ja sijaistoiminnan suunnitteluun ja hoitoon
  • työ- ja virkaehtoehtosopimusten toimeenpanoon
  • työ- ja virkalainsäädännön sekä yhteistoimintalainsäädännön toimeenpanoon
  • henkilöstön osaamistietojen ylläpitoon
  • eläkkeiden maksatukseen
  • luottamushenkilöiden palkkioiden ja korvausten maksatukseen
  • johtamisen välineenä
  • toiminnan seurantaan ja tilastointiin

Henkilötietojen käyttö ja suojaaminen  

Henkilötietojesi käsittely perustuu niitä käsittelevän henkilön työtehtävien hoitamiseen, muut ovat lähtökohtaisesti sivullisia tietoihisi nähden. Tietojesi käsittelyyn ovat oikeutettuja vain ennalta määritellyt PPSHP:n työntekijät ja edustajat sekä sopimuksella valtuutetut henkilötietojen käsittelijät.

Henkilötietojasi käsitteleviä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Yksiköiden esimiehet määrittelevät henkilöstönsä käyttöoikeudet. Tietojesi käsittelyä ohjaa PPSHP:n tietoturva- ja tietosuojaohjeisto. Tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Digitaaliseen aineistoon pääsy edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Järjestelmät on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla. Manuaalista aineistoa säilytetään lukituissa tiloissa.

Henkilöstörekisterin tietosisältö  

Rekrytointiprosessin yhteydessä ja palvelussuhteen aikana keräämme sinusta ainoastaan välttämättömät ja tarvittavat tiedot.

Henkilöstöhallinnon rekisteri koostuu asiakirjoista ja tietojärjestelmistä, jotka sisältävät muun muassa henkilön yksilöimiseksi tarvittavia tietoja (esimerkiksi nimi, henkilötunnus, henkilönumero ja yhteystiedot) sekä palkkaukseen, palvelussuhteeseen, osaamiseen, työturvallisuuteen ja työkykyyn liittyviä tietoja.

Henkilöstörekisterin tietolähteet  

Kaikki tarvittavat henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti sinulta itseltäsi. Tietojen kerääminen muista lähteistä voi pääsääntöisesti tapahtua vain sinun suostumuksellasi tai lakiin perustuen.

Tietojasi saadaan esimerkiksi PPSHP:n oman toiminnan kautta henkilöstöasioiden hoidon yhteydessä ja viranomaisilta (esim. verottaja, Keva, Kela, ulosottoviranomainen, Valvira ja oikeusviranomaiset).

Henkilötietojen käsittely PPSHP:n lukuun  

PPSHP:n ja ulkopuolisen palveluntarjoajan (esim. ostopalvelutilanteet) välisen sopimuksen perusteella tietojasi voidaan siirtää henkilötietojen käsittelijän roolissa toimivalle palveluntarjoajalle tai palveluntarjoaja voi käsitellä niitä teknisen käyttöyhteyden kautta. Tällöin kyse ei ole tietojen luovutuksesta.

PPSHP:n toimeksiannosta tapahtuvia tietojenkäsittelytilanteita voivat olla esimerkiksi palkanlaskenta sekä osto- ja myyntilaskutuksen hallinnointi. Tietojärjestelmien toimittajat voivat myös käsitellä henkilötietojasi liittyen heille kuuluviin tehtäviin, esimerkiksi käyttäjätunnusten ja käyttöoikeuksien hallinnointiin. Ostopalvelutilanteissa varmistetaan kirjallisin sopimuksin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan lainsäädännön ja PPSHP:n ohjeiden mukaisesti.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät ja luovuttaminen  

Henkilötietojasi voidaan luovuttaa PPSHP:stä pääsääntöisesti vain suostumuksellasi, työnantajavelvoitteiden vuoksi tai velvoittavan lainsäädännön perusteella esimerkiksi työterveyshuollon järjestäjälle, pankeille, ammattijärjestöille, veroviranomaiselle ja tilastokeskukselle.

Lähtökohtaisesti sinua koskevia tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ilman suostumustasi. ​

Henkilötietojen säilyttäminen  

Työntekijän ja PPSHP:n välistä työsuhdetta koskevien tietojen säilyttämistä ohjaavat lainsäädännöstä tulevat sopimusosapuolien oikeudet ja velvollisuudet. Pääsääntöisesti henkilötietoja säilytetään palvelussuhteen ajan. Palvelussuhteen päättymisen jälkeen tietojen säilytys riippuu niiden käyttötarkoituksesta ja tarpeesta. Säilytysajoissa noudatetaan sairaanhoitopiirin arkistonmuodostussuunnitelmia ja tiedonohjaussuunnitelmia, jotka perustuvat lainsäädäntöön ja kansallisarkiston päätöksiin.

Oikeutesi henkilöstörekisterissä oleviin tietoihisi  

Alta voit lukea oikeuksistasi henkilöstörekisterissä oleviin tietoihisi.

Lisäksi

Erityislainsäädännöstä ja käsittelyperusteesta johtuen seuraavia tietosuoja-asetuksessa määriteltyjä oikeuksia ei välttämättä voida toteuttaa tai ne vaativat tapauskohtaista harkintaa:

  • oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  • oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • vastustamisoikeus
  • oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä, profilointi mukaan luettuna

Jos epäilet henkilötietojesi väärinkäyttöä, voit pyytää asiasta selvityksen ottamalla yhteyttä PPSHP:n tietosuojavastaavaan.​

Henkilöstörekisterin vastuuhenkilö 
PPSHP:n henkilöstöjohtaja
Puhelin: 0400 688 270

Tietosuojavastaavan yhteystiedot 
Sähköposti: tietosuoja@ppshp.fi
Puhelin: 08 315 2011 (vaihde)
Postiosoite: Tietosuojavastaava, PL 10, 90029 OYS