Organisaation toiminta

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Julkisuusperiaatteen toteuttamista varten Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri ylläpitää tiedonhallintalain (Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019) mukaisesti kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista ja asiarekistereistä. Asiakirjajulkisuuskuvauksen on tarkoitus auttaa kansalaista tekemään tietopyyntö oikeaan paikkaan. Kuvausta päivitetään säännöllisesti.

Asiarekisteri ja tietojärjestelmät

Asiarekisteri sisältää vireille saatetut asiat ja niiden käsittelyvaiheet asiakirjoineen. Asiarekisteri muodostaa yhden loogisen kokonaisuuden, johon kuuluvat asiankäsittelyä kuvaavat metatiedot. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja voi olla asianhallintajärjestelmässä, operatiivisissa tietojärjestelmissä sekä paperilla. 

Operatiivisia tietojärjestelmiä on Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirillä useita. Ne liittyvät kiinteästi kunkin toimialan asioiden käsittelyyn, järjestämiseen ja seurantaan. Tietojärjestelmät voivat sisältää monien eri tietovarantojen tietoja.

Tietovarantojen nimikkeet ja käyttötarkoitukset  

Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirissä syntyvistä ja sairaanhoitopiirille saapuvista tiedoista muodostuu tietovarantoja, joita käsitellään tietojärjestelmien avulla tai käsin. Tietovarannolla tarkoitetaan tiettyä tarkoitusta varten muodostettua tietojen muodostamaa tietoaineistoa tai tietoaineistojen kokoelmaa. 

PPSHP:llä käytössä olevat tietovarannot, niiden käyttötarkoitukset, keskeiset tietoaineistot ja tietojärjestelmät: 

Yleishallinnon tietovarannot 
Tietovarannot   Tietojen käyttötarkoitus   Keskeiset tietoaineistot  Tietojärjestelmät  
Tiedottamisen ja viestinnän tietovaranto   Tiedottaminen ja viestintä   Tiedottamiseen ja viestintään liittyvät asiakirjat   Sisäisen ja ulkoisen viestinnän järjestelmät, videoiden tuottamisjärjestelmä  
Päätöksenteon tietovaranto   Päätöksenteko ja seuranta   Päätöksentekoon ja seurantaan liittyvät asiakirjat   Päätöksenteon tietojärjestelmät, sähköisen asioinnin järjestelmät  
Tiedonhallinnan tietovaranto   Tiedon ohjaus sekä analogisten potilasasiakirjojen hallinta   Tiedonhallinnan ohjaamiseen liittyvät asiakirjat   Asianhallintajärjestelmät, sähköinen arkisto, potilasasiakirjojen lainaus- ja hallintajärjestelmä  
Tietopalvelun tietovaranto   Tietopyyntöjen käsittely   Tietopyyntöjen käsittelyvaiheet asiakirjoineen   Asianhallintajärjestelmät, operatiiviset järjestelmät  

 

Henkilöstöhallinnon tietovaranto ​ ​ ​  
Tietovarannot   Tietojen käyttötarkoitus   Keskeiset tietoaineistot   Tietojärjestelmät  
Henkilöstöasioiden tietovaranto   Henkilöstön palkkaaminen ja palvelussuhteen aikainen asiankäsittely   Henkilöstöasioihin liittyvät asiakirjat   Henkilöstön rekrytointijärjestelmä, palvelussuhteen hallinnointijärjestelmä, työnajanseurantajärjestelmä, työvuorosuunnittelun järjestelmä, koulutusjärjestelmä  

 

Taloushallinnon tietovarannot ​ ​  
Tietovarannot   Tietojen käyttötarkoitus   Keskeiset tietoaineistot   Tietojärjestelmät  
Taloussuunnittelun ja -seurannan tietovaranto   Talouden suunnittelu ja seuranta   Talouden suunnitteluun ja seurantaan liittyvät asiakirjat   Taloussuunnittelujärjestelmä, kirjanpitojärjestelmä  
Taloudenhallinnan tietovaranto   Talouden hallinta   Talouden hallintaan liittyvät asiakirjat   Ostolaskujärjestelmä, laskutusjärjestelmä, taloushallintajärjestelmä, lainanhallintajärjestelmä  
Hankintojen tietovaranto   Hankintojen suunnittelu ja toteutus   Hankintojen suunnitteluun ja toteutukseen liittyvät asiakirjat   Hankintojen rekisteröintijärjestelmä, varastotilausjärjestelmä  
Sopimusten tietovaranto   Sopimusten tekeminen   Sopimusasiakirjat   Asiahallintajärjestelmä  

 

Potilas- ja asiakastietojen ja potilashallinnon tietovarannot ​ ​  
Tietovarannot   Tietojen käyttötarkoitus   Keskeiset tietoaineistot   Tietojärjestelmät  
Potilas- ja asiakastietojen tietovaranto   Tutkimuksen ja hoidon suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen ja seuranta   Potilas- ja asiakastiedot   Potilas- ja asiakastietojärjestelmä ja hoidon tukijärjestelmät, potilashallinnollinen toiminnanohjausjärjestelmä, kuvantamistutkimusten järjestelmä  
Potilas- ja asiakashallinnollinen tietovaranto   Potilashallinnon ja asiakkaiden tietopyyntöjen sekä asiakkaiden ja potilaiden potilasreklamaatioiden käsittely   Asiakkaiden ja potilaiden lähettämät potilasreklamaatiot ja tietopyynnöt käsittely- ja asiakirjatietoineen   Potilas- ja asiakastietojärjestelmä, asiahallintajärjestelmä  

Tietopyynnöissä käytettävät hakutekijät  

Tietopyynnön hakutekijä voi olla esimerkiksi henkilön nimi, henkilötunnus, asiakirjan tai asian nimi, asianumero.

Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla

Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

 

Yhteystiedot tietopyynnön toimittamiseksi

Tietopyynnöt keskitetään hallinnon ja potilashallinnon kirjaamoihin. Tietopyynnöt rekisteröidään määräaikojen noudattamiseksi ja ohjataan käsiteltäväksi oikealle taholle.

siirry asiakirjahallinnon palveluihin

Hallinnolliset asiat

Hallinnolliset asiakirjat voidaan toimittaa kirjaamoon tai kirjaamon postilaatikkoon arkipäivisin kello 8–15.45.

Puhelin: 08 315 4306
Sähköposti: kirjaamo@ppshp.fi

Käyntiosoite:
OYS, sisäänkäynti S-ovi, huone S1 211
Kajaanintie 50, 90220 Oulu

Postiosoite:
PPSHP, Kirjaamo
PL 10, 90029 OYS

Asiakas- ja potilashallinnolliset asiat

Puhelin: 08 315 4391, puhelinpalvelu on auki arkipäivisin kello 8–15.45
Sähköposti: arkisto@ppshp.fi

Faksi: 08 315 4338

Postiosoite:
PPSHP, arkisto- ja suunnitteluyksikkö,
PL 10, 90029 OYS